Gestão de alta performance de equipes em Home Office e algumas tecnologias que facilitam a sua vida.

Em tempos de pandemia, enfrentamos um dos fatores que provocam maior resistência no ser humano: a mudança.

E quando ela é forçada por um vírus que coloca 1/3 da população ativa em Home Office, não há nada melhor a se fazer do que tirar o máximo proveito possível desta situação,  manter-se produtivo e mitigar os efeitos econômicos inerentes ao período de quarentena. Afinal, você é um gestor e seu papel é tirar o melhor de sua equipe, sempre!

Mas por onde começar?

 Você é o líder, o exemplo. Então, comece por você! Já criou a sua rotina de Home Office?

Lembre-se que método, rotina e processos são os pilares da uma gestão ágil. Tenha isso definido e adaptado a esta situação e você terá o controle.

Dica: mantenha uma rotina pessoal normal. Ou seja, acorde no horário de sempre, se exercite, tome seu banho, se arrume (muito importante), coma seu café da manhã e inicie o dia de trabalho no horário habitual.

Ok. Sua rotina está definida. Qual o próximo passo?

Reúna e equipe (online, é claro) e apresente seu plano. Fale do momento, que é passageiro, mostre como será a rotina, o que espera de cada um e abra para sugestões. Equipe participativa é time engajado.

Faça os ajustes necessários, delegue responsabilidades e mãos à obra!

Inseguranças e distrações que o Home Office pode oferecer a você e a sua equipe.

 Para começar, isto tudo é novidade pra você e sua equipe, não é mesmo? Então, trabalhe sua mente para o momento. Pense que todo o esforço e foco que o Home Office demanda será recompensado quando tudo isso passar. Compartilhe com sua equipe e os ouça. Muitas vezes, uma escuta ativa, elimina as inseguranças. E, aos que você sabe que são mais reservados ou introspectivos, dê uma atenção especial em papo particular.

Resolvidas quaisquer inseguranças e/ou preocupações suas e de sua equipe, tenha o cuidado de orientá-los, de forma sugestiva, sobre algumas distrações que podem atrapalhar a produtividade. Como pausas para realizar atividades domésticas, ir ao mercado, farmácia, entre outros. Estas tarefas devem ser realizados, salvo exceções, fora do horário de trabalho.

Acabou a semana?

Faça uma reunião online com sua equipe e alinhe tudo o que foi produzido na semana e o que precisa ser realizado na próxima. Aproveite também para entender como foi a semana de cada um. Suas dificuldades e soluções que encontraram para manterem-se focados no trabalho.

Quer uma ideia do que fazer quando terminar o período de Home Office?

Pense que a empresa está passando por um grande desafio e que, ao final, todas as lideranças deverão se reunir e traçar novos planos para o futuro da corporação. A experiência do Home Office mostrou a você algumas lições, que você poderá ponderar para manter a equipe completa e produzindo, mesmo com a pressão dos novos tempos que virão.

Por isso, avalie quem rendeu bem e se adaptou em casa e se vale a pena mantê-lo em Home Office. Para este(s), pense em uma proposta. Você poderá enxugar alguns gastos e ainda permitir que o(s) colaborador(es) ganhem mais qualidade de vida. Evitando deslocamentos, transportes públicos e ficarem mais perto da família.

Assim, você mantém sua equipe coesa, completa e ainda mostra que sua gestão está tirando o melhor da equipe e dando resultados, seja no escritório ou fora dele.

Conheça as ferramentas que podem ajudar você na gestão remota da equipe:

 Agora, que você já está com muitas ideias e sugestões desde o início, até o fim do período de confinamento, vamos apresentar agora alguns recursos tecnológicos que podem agilizar o trabalho e manter você e a sua equipe em alta performance.

Muito provavelmente, você e sua equipe estão acessando seus computadores remotamente, além dos servidores da empresa, via VPN. Mas caso negativo, existem diversas opções para manter o fluxo e troca de informações constantes e em tempo real com sua equipe:

  • Precisando concentrar arquivos, use a “nuvem”. Existem soluções para compartilhamento de arquivos e até de edição conjunta de arquivos em tempo real

– Google Drive

– One Drive

– Dropbox

  • Para manter o controle sobre o andamento dos trabalhos, existem diversos aplicativos. Você pode definir as tarefas, os responsáveis, prazo de entrega e dar as orientações necessárias, para a execução.

– Trello

– Wrike

– Bitrix24

– Meistertask

– Evernote

  • Quer manter contato constante com a equipe (sem ser chato ou parecer inseguro)? Crie grupo em apps de mensagem instantânea. Peça reportes de tempos em tempos, para entender o andamento do trabalho.

– WhatsApp

– Telegram

  • Vai fazer um Brainstorm, sozinho ou em equipe? Utilize um app para organizar ideias e fazer desenhos esquemáticos que ajudam no desenvolvimento de ideias brilhantes.

– Mindmeister

  • A vida de um executivo é repleta de reuniões com equipe, seus pares, clientes, fornecedores… E a melhor forma é, primeiro organizar sua agenda. Existem agendas virtuais aonde você consegue marcar reuniões, convidar os participantes e inserir a pauta. Mas isso você já deve saber. Agora, o que você, provavelmente, não sabe é que existem agendadores online aonde você define dias e horários livres, para que, quem precisa se reunir com você, saiba da sua disponibilidade e solicite a reunião.

– Google Calendar

– Calendly

  • Sabe aquela apresentação que sua equipe preparou, que você precisa mostrar em uma reunião de board? Utilize apps de conference call, que permitam compartilhamento de tela. Assim você consegue apresentar ao board o arquivo, para que todos acompanhem sua explanação.

– Jitsi Meet

– Whereby

– Skype

– Hangout

– Zoom

  • Para finalizar o capítulo tecnologia, uma dica legal é mapear cursos, lives e conteúdos interessantes, ou até mesmo um filme ou documentário, e indicar para sua equipe, como material interessante para passar o tempo ocioso, ao final do dia de trabalho. Mas que não seja nada imposto, hein!

– Sympla

– Event brite

– Udemy

– Redes Sociais

– Podcasts

– Streaming

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Esperamos que este conteúdo e as dicas para gestão de equipes de alta performance tenham dado uma luz a você que está enfrentando esta situação pela primeira vez. Compartilhe com seus pares e amigos e faça este guia chegar para mais pessoas.